Det har vi ikke tid til
Det udsagn møder jeg, om end ikke dagligt så ofte, hos ledere og specialister i mange danske virksomheder – store som små, nationale som internationale. Hvorfor er det i grunden så svært at beramme sig mere tid i dagligdagen, når alle taler om den manglende tid, men få gør noget aktivt ud af at skabe den?
Svaret er nok forskelligt alt efter hvor du spørger. Nogle er dygtigere til at styre tiden både for sig selv og andre. Normalen jeg møder er massivt fokus på et hav af driftsmæssige opgaver, som er nødvendige for at sikre kunder det, de ønsker til den definerede deadline, medarbejdere der har brug for guidance og sparring eller eget behov for at være i kontrol med sit område. Mon alle opgaver haster og er lige vigtige?
Alle bør kunne finde en time
Hvor ofte stopper du eksempelvis op og giver dig selv tid til at få overblikket, som alle forventer, at DU har? Jeg mener, at alle med lidt ændrede rutiner og lidt mere struktur, bør kunne finde den manglende tid i kalenderen. Minimum en time om ugen, hvor vi sikrer, at vi skaber os et overblik for vores egen og andres skyld. Det er kun et spørgsmål om at prioritere. Vi er jo så underfundigt skruet sammen, at finder vi noget interessant og vigtigt nok, så finder vi altid tiden! Betyder det så, at vi ikke finder overblikket vigtigt nok? Måske – noget tyder i hvert fald på, at vi ikke har set værdien af overblikket i forhold til egen tidsstyring og ikke mindst det andre bliver ramt af, når vi ikke har overblikket.
Vi snubler i tidsstyring
Vi er mange, som er tidsoptimister og presser os selv og andre unødigt ved ikke at have et realistisk forhold til, hvor lang tid opgaver egentligt tager at udføre. Måske er der en tendens til ”hvor svært kan det være attituden” – og jeg kan sagtens høre mig selv…
Ja, tidsstyring er ofte svært og kompliceret, hvorfor prioritering er altafgørende for, at vi når i mål med opgaverne og giver vores omgivelser en god ramme at arbejde i for deres opgaveløsning.
Hvem har så ansvaret? Det har lederen … NEJ! Både leder og medarbejder har et ansvar. Vi taler rigtig meget om frihed under ansvar, selvledelse og personligt lederskab på alle niveauer. Hvorfor er det så, at vi ikke gør noget ved det?
De fleste af os evner trods alt at få smurt madpakkerne, gå til skole-hjem-samtaler, være træner for U/10 holdet og bestille sommerferie. Vi evner rent faktisk også at finde den hurtigste vej til feriemålet ved at indstille vores GPS til de rigtige koordinator. Så kære arbejdskolleger vi har en FÆLLES opgave foran os, og vi kan alle blive bedre til at hjælpe hinanden med at prioritere.
Sætter du barren for højt?
Hører du til blandt de ledere, som ikke har lysten til komme ud af egen komfortzone og måske miste lidt kontrol? Når opgaver kun kan udføres på din måde, er det så fordi du komplicerer tingene? Det spørger jeg tit mig selv om, om vi gør. Ikke blot hos os selv i Comentor, men også når jeg møder ledere ude i det ganske land.
Jeg har endnu ikke fundet et entydigt svar, men vælger at tro på og hører oftest, at den manglende delegering skyldes, at vi ønsker at gøre det så godt som muligt og derfor stiler efter 120% løsninger. Vi vil så uendeligt gerne stræbe så højt som muligt, men mange gange værdioplever kunder og omgivelser ikke, at vi gør os den ekstra umage, fordi vi har sat barren for højt i forhold til den egentlige forventning til udbyttet.
Vi hører begrebet KISS (keep it simple, stupid) og nikker anerkendende. Det er bestemt sådan, det bør være, men det er svært for mange af os at efterleve. Det er lettere selv at bide til bolle eller i bordkanten, knibe ballerne sammen og arbejde lidt længere… så får vi det, som vi mener er det mest rigtige, men er det i realiteten nødvendigt?
Vi beslaglægger hinandens tid unødigt
I min pure ungdom fik jeg som konsulent udleveret en artikel omhandlende ”sov 3 timer mindre og få mere ud af din dag”. Som tidligere officer kunne jeg sagtens se meningen med artiklen dengang, også fordi jeg havde hørt om en israelsk specialstyrke, som altid var på 3-timers beredskab. Nu er jeg blevet lidt ældre og, synes jeg selv, lidt mere indsigtsfuld og kan godt se, at det nok ikke er der, løsningen findes. Jeg må jo også erkende, at 6-7 timers søvn efterhånden er nødvendig. Derfor er overblik, prioritering og delegering også noget jeg har øvet mig i at blive bedre til. Eksempelvis indkalder jeg aldrig til et møde uden, at jeg har forholdt mig til, hvad der skal komme ud af det.
Hvor ofte møder du ikke op til at møde uden en agenda? Det svarer til, at du starter bilen og kører uden at vide hvorhen. Det er jo i og for sig godt nok og super hyggeligt – hvis man har tid nok! Men det har vi oftest ikke i arbejdssammenhænge, og vi har et ansvar både overfor egen og hinandens tid. Prøv derfor, næste gang du er inviteret til et møde uden agenda, eller hvor folk kommer for sent, at afslå eller forlade mødet. Det skaber opmærksomhed på den manglende tid mange taler om, men som flyder fordi vi ikke forholder os og prioriterer. Det kunne være spændende at se reaktionen!
Summa summarum, jeg synes, at vi for vores egen, vores kolleger og virksomhedens skyld bør genoverveje, om vi ikke kan blive bare lidt bedre til at prioritere og delegere opgaver gennem et solidt overblik over periodens opgaver og dermed skabe så gode rammer og vilkår for hinanden som muligt. Måske vi indhenter den manglende tid, og vi kan da starte med at lægge en agenda for mødeaktivitet og gøre os overvejelser om hvilke udbytter vi egentlig ønsker ud af at lægge beslag på andres tid!
Nysgerrig på mere, så finder du flere blogindlæg her.